Comunicación interna en las instituciones

n este post explico que tanto en el proceso de modernización de las instituciones públicas como en la gestión de crisis. La comunicación interna es una gestión clave.

Aportes de la comunicación interna en las instituciones públicas

¿Por qué es importante la comunicación interna en las instituciones públicas?

La comunicación interna ha dejado de ser en las instituciones del estado una responsabilidad, o bien una actividad que se descarta o se relega a un segundo plano.

Comunicación interna y modernización de la gestión pública

Vivimos en la era de las comunicaciones y las instituciones públicas. No son entes asilados ajenos a la realidad de comunicarse e interactuar tanto con sus públicos vinculados como entre el personal interno. Todo lo contrario, necesitan integrar mejoras, modernizarse y adaptarse a los cambios que demanda el ciudadano y el entorno. 

Los cambios institucionales contemplados en la estrategia de las organizaciones demandan la necesidad de gestionar el talento, alinear al personal con los objetivos institucionales, tener al personal como aliados y así aprovechar la inteligencia de la institución.

Hoy la gestión de la comunicación interna es una tarea más que debería ser priorizada por iniciativa de las Altas autoridades, quienes deben entender que en momentos de transformaciones, la comunicación es la herramienta imprescindible para explicar, gestionar cambios y ganar credibilidad entre su personal, que a fin de cuentas son quienes deben trabajar con criterios de calidad e implicación para conseguir las metas trazadas por la institución.

No ignoremos que el personal de las instituciones públicas – en la mayoría de los casos- es un gran receptor de las deficiencias del sistema ya que los ciudadanos les trasladan su opinión respecto a la calidad y a la burocracia de sus servicios. Por tanto, deberían tomarse en cuenta sus opiniones y percepciones en el momento de mejorar el servicio o emprender cualquier acción de cambio.

Comunicación interna clave en momentos de crisis

En un momento de escasez y de dificultad para todos es imprescindible comunicar internamente desde un plan de comunicación, ya que hoy debido a la crisis, el ambiente que predomina en las instituciones en general es de  desconcierto y preocupación por sus puestos de trabajo. En este clima de trabajo los rumores se disparan el clima laboral se enrarece y los trabajadores se desmotivan.

Ya lo dijo Álvarez Caballero desde hace bastantes años (Álvarez y Caballero 1997: 106)

Es particularmente entre las instituciones del gobierno donde más se nota la falta de comunicación y de vías de participación interna, lo que no sólo genera apatía y desmovilización, sino que elimina el debate interno y, con ello se avanza hacia la rutina y el empobrecimiento de las organizaciones

Desde las más altas autoridades se debería comprender que la información es un derecho, recogido en la Constitución y en el Estatuto de los Trabajadores.

¿De qué informar en las instituciones públicas?

Los empleados públicos necesitan recibir información básica y constante sobre la organización a la que pertenecen: avances, proyectos, campañas, conocer buenas y malas noticias, así como sobre las decisiones importantes que se toman en la misma, entre otros temas.

Mediante la gestión de la comunicación interna liderada desde un plan de comunicación interna en el que las diferentes autoridades, jefaturas y mandos medios estarán implicados, se debería comunicar de manera sistemática para movilizar a todo el personal.

El responsable de comunicación interna de una institución pública, atendiendo a las diferentes audiencias sería el encargado de diseñar y transmitir mensajes claves  para alinear a los integrantes de los diferentes equipos de trabajo en el proyecto institucional.

Así mismo, ningún tema importante debería dejar de comunicarse a todo el personal, la información en cascada es, en este caso, la solución. Esta medida implica que la información debe diseminarse a toda la institución de manera que todos los niveles de mandos y líderes ejerzan el rol de comunicadores y que a través de ellos lleguen las novedades a todas las unidades.

Por último,  cuidar la comunicación interna interpersonal es esencial en las instituciones públicas ya que toda persona es única y diferente a los demás. Cada persona tiene diferentes motivaciones y rendimiento,  posee además conocimientos únicos, habilidades y  deseos de reconocimiento. Por tanto, el responsable de equipos debería hacer un hueco en su agenda para reunirse con cada uno de sus integrantes.  Las personas necesitamos recibir de nuestro jefe  inmediato información acerca del desempeño del puesto  y el reconocimiento – si procede- del trabajo realizado. Esta ocasión también puede aprovecharse por el responsable de equipos para pedir opinión y aportes sobre mejoras en la gestión.

Conclusión

La calidad en la gestión de la institución pública es la suma de los esfuerzos de todas las áreas y equipos que la integran; se nutre de la comunicación interna. Por tanto, esta gestión tiene que ser una prioridad.

Tú, ¿qué opinas?