Este post responde a tres preguntas sobre la importancia de la comunicación interna: ¿qué es?, ¿quién debe liderarla? y ¿por qué es necesaria su gestión?
Índice
Importancia de la comunicación interna
En los años 90 eran pocas las empresas españolas que tenían un responsable de comunicación interna. Hoy, gracias al cambio de mentalidad directiva y al avance de las nuevas tecnologías, son muchas las organizaciones que delegan esta función a un experto, asumiendo así la importancia de la comunicación interna.
En plena economía digital, la comunicación interna está desligándose de la función de personal para ser considerada como una función estratégica, decisiva para la rentabilidad y sostenibilidad de la actividad empresarial.
¿Qué es la comunicación interna?
Cuando hablamos de comunicación interna nos estamos refiriendo a todos aquellos procesos de comunicación que se desarrollan en el ámbito interno de las organizaciones y empresas. Abarca todos los mensajes internos dirigidos a los colaboradores internos a través de diferentes canales.
La comunicación interna, lejos de ser una moda, es una gestión básica y estratégica para cualquier tipo de empresa u organización. Puede utilizarse con diferentes fines: informar, compartir, recordar, motivar, explicar, persuadir y conversar.
Como función profesional debe ser permanente y planificada y favorecer el conocimiento de todos los integrantes de la organización. Así mismo, debe favorecer la comprensión de las actuaciones empresariales.
¿Qué es la comunicación interna desde el ámbito profesional?
La comunicación interna podría definirse como el conjunto de actividades programadas desde un plan, las cuales son diseñadas, ejecutadas y evaluadas desde un área especializada.
Las acciones de comunicación interna están dirigidas a todos los colaboradores de la organización previamente segmentados, con el fin de alinear al personal con los objetivos del negocio, y dar a conocer:
- ¿Qué es la empresa y cuál ha sido su trayectoria? Historia
- ¿Qué hace? Misión
- ¿Qué pretende? Visión
- ¿Cuáles son sus políticas, valores y objetivos? Proyecto de negocio
- ¿Qué ofrece a sus colaboradores? Propuesta de valor
- ¿Cómo marcha la organización y qué proyectos están en marcha? Equipos de trabajo
- ¿Por qué necesitamos adaptarnos a la transformación digital? Gestión del cambio
Su finalidad es promover el diálogo y las conversaciones entre todas las áreas que integran la organización. Debe realizarse dentro de un marco de transparencia, entendimiento y participación.
¿Quién es el responsable?
Cuando la empresa decide apostar por esta función, asigna un presupuesto, una misión y unos responsables, que puede ser un equipo de profesionales o una persona.
Dependiendo de la dimensión, del número de empleados y de la cultura del negocio, se delega la función de la comunicación interna a un equipo liderado por un experto, quienes trabajan desde una visión estratégica. Este equipo institucionaliza un sistema de comunicaciones a partir de un plan, el mismo que comprende actividades, canales, programas y mensajes claves destinados a las diferentes audiencias que integran la organización.
¿Por qué es necesaria la comunicación interna en cualquier organización?
Básicamente por cinco razones:
1º Porque para avanzar y hacernos entender es necesario saber cómo y qué comunicar
Todos los negocios comunican, siempre lo han hecho, y para hacerlo bien necesitan de un responsable que lidere el diálogo interno.
La comunicación interna es elemental para la supervivencia y progreso de cualquier organización. Esta idea ha sido argumentada desde 1874 por el experto en RRPP Robert Breth, quien dijo:
La acción de comunicar es muy semejante a la de respirar, como función natural que mantiene con vida a las personas. Déjese de respirar y se dejará de vivir. […] Una empresa sin comunicación no es posible. Sin comunicación cualquier empresa muere y desaparece.
2º Porque la comunicación interna demanda de una área portavoz
En el siglo XXI, en plena economía digital, se considera a la comunicación interna como la savia que alimenta y da fuerza a los proyectos departamentales.
En tal caso, el portavoz es el que pone al día al personal de las novedades del entorno, de los grandes acontecimientos y de hechos que se generan dentro del negocio, y que deben ser transmitidos y difundidos a todos sus departamentos.
3º Porque contribuye a la gestión del conocimiento y a la gestión del cambio
Ante la nueva realidad de los negocios en red y conectados, todas las entidades empresariales necesitan transformar su negocio para adaptarse al nuevo escenario competitivo global. En este sentido, la comunicación interna gestiona el cambio y contribuye a liderar la gran transformación digital.
4º Porque ayuda a conseguir los objetivos del negocio recordando la cultura del negocio
Asimismo, la comunicación interna alinea los objetivos departamentales y empresariales con los de su personal, utilizando canales oficiales y mensajes segmentados adecuados a sus diferentes audiencias.
Comunicar y recordar la cultura del negocio es esencial ya que es el contexto sobre el que se construye la organización: la marca, los productos y la estrategia diseñada para abordar los procesos de cambio.
5º Porque integra a unidades o departamentos
La comunicación interna promueve la difusión de mensajes impactantes y, en lo posible, personalizados a todo el personal. Así también, comunica horizontalmente apoyando en estos procesos a líderes y mandos.
Las empresas sin comunicación formalizada languidecen. Son entidades fragmentadas que no coordinan, ni motivan, ni recuerdan el valor y la filosofía del trabajo compartido entre áreas o departamentos, y con estas carencias se pierde el foco y la dirección hacia un objetivo común.
Una empresa es un gran equipo que debe procurar trabajar en un marco de confianza y colaboración. Sus diferentes áreas, a través de sus líderes e integrantes, necesitan compartir información y conocimiento; necesitan coordinar acciones y, por ello, requieren de informes departamentales para valorar avances y prevenir barreras.
Por último, como todo buen equipo, necesitan contrastar opiniones, dialogar para llegar acuerdos y hacer avanzar a la organización.
Dos reflexiones
Todas las empresas y organizaciones empresariales necesitan -a través de un profesional experto en comunicación interna- asumir la responsabilidad de lanzar con impacto mensajes claves. Otro de sus objetivos es conectar personas, motivar y mantener actualizados al personal de todos los aspectos que les interese y afecte.
Si no es posible contar con este experto, es recomendable crear un comité de comunicación interna, o bien delegar algunas de sus funciones a una consultora.
¿Quieres optimizar tu comunicación interna? ¿Te interesa organizar un área de comunicación interna? ¡Podemos ayudarte!
