Plan de acogida al personal

Este post cuenta el caso de Susana, quien comenta con su madre su primer día de trabajo. Resume los 5 apartados básicos de cualquier plan de acogida.

El plan de acogida y el manual de bienvenida

El primer día del colaborador: claves para que sea exitoso

Susana llega a casa de su madre ubicada en Alcorcón, a las afueras de Madrid, tras su primer día de trabajo. Ella, como muchos trabajadores condicionada por su realidad familiar, a pesar de haber cumplido 39 años aún vive con su madre, viuda de 77 años quien tiene pequeños problemas de movilidad. Cuando abre la puerta, el olor de la cena recién hecha inunda sus sentidos, dándole la bienvenida.

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Mi primer día: una acogida inolvidable

Susana llega contenta tiene mucho que contarle a su madre. Por fin ha conseguido otro trabajo como asistente de marketing en una fábrica de productos deportivos, entidad que tiene más de 50 empleados. 

S— Con un rostro feliz, da dos besos a su madre, dibujando un amplia sonrisa  dice ¡ Hola Mamá !

M- ¿Cómo fue hija?

S-¡Fue un excelente inicio!  Llegué puntual, 10 minutos antes, y la recursos humanos había organizado para mi un plan de acogida muy ameno–exclama Susana complacida—.

M—Qué bien, Susana! – contesta la madre, sentándose en el sofá al lado de su hija

  S-  ¡Estoy agotada! uf ¡Menudo día! Todo empezó con una reunión con mi manager, un hombre agradable,  él me facilitó mis claves digitales y me dió las primeras directrices; también me recordó el objetivo y las funciones básicas de mi puesto.

Después, tuve  un desayuno de trabajo con todos mis compañeros de área, nos presentamos y conversamos sobre varios temas. Luego, de presentarme la empresa con dos vídeos  corporativos, me hicieron un recorrido por toda la fábrica. Estuvieron pendientes de mi, sin descuidar el protocolo. Por mi parte, estuve muy atenta para comprender la empresa … ¡No he parado!.

M- ¡Una gran acogida, hija!

S-¡Excelente! diría yo.  Estuvieron pendientes de que esté cómoda en todo momento. ¡Me he sentido como una reina!.

M-Se te ve contenta y no desconcertada como tu anterior trabajo; recuerda te pusieron directamente a trabajar , sin presentarte a nadie…

El plan de acogida fue un éxito

S-  ¡Ya!. Lo recuerdo.  ¡Qué mal lo pasé! …pero, aquí me  han facilitado todo tipo de información: sobre la empresa,  compañeros y  puesto. Además,  de asignarme un tutor durante el primer mes, quien me guiará en el aprendizaje de todos los programas informáticos y otras dudas.

Su madre sonríe, escuchando a Susana.  -Ella prosigue el relato-.

Por el manual de bienvenida me he enterado de todo: la normativa, todos los trámites, la política de prevención de riesgos, los horarios, las bajas…

M—¿Explicaba el manual acerca de los permisos?

S- ¡Claro Madre! Me  lo explicaron antes que lo preguntara. La empresa tiene presente mis circunstancias. Sin embargo, les recordé tu enfermedad y tu grado de dependencia. 

M- Eso me parece bien, por si me pasa algo. ¿Recuerdas las dudas y los problemas que tuviste en tu anterior trabajo?

S—¡Cómo olvidarlo!. mi anterior empleo, fue una pesadilla. Pero aquí han dedicado casi parte de la jornada a explicarme todo e integrarme con el equipo.

M—Pues, ese detalle ya dice mucho sobre la calidad humana de la empresa.

S- Yo también lo creo así. Sí todas las empresas dedicasen tiempo a ubicar y orientar al personal desde el primer día… (interrumpe la madre)

M-  A todos nos iría mejor. Es que incorporarse a un nuevo trabajo supone un esfuerzo de adaptación y es un nuevo aprendizaje. 

El plan de acogida

S—Susana se siente más que satisfecha, saca de su bolso un pen drive y un regalo y se lo enseña a su madre, quien sonríe y asiente-

A la hora de comer, mi equipo  me sorprendió con este kit regalo: mira una taza con el logo de la empresa, bombones ,este pdf que contiene un manual de empresa electrónico y otro manual de empresa impreso.

Puedo decir que  hoy he tenido una clase privada sobre  la cultura corporativa. He aprendido que un buen manual de bienvenida debe ser parte de cualquier plan de acogida .

M-  ¡Qué bien! sonríe la madre, ella le pasa un brazo por los hombros a su hija y ojean juntas con atención el manual.

M—Me alegro de que estés contenta, Susana.

Ahora vamos a cenar, a ver qué te parece mi plan de acogida—ríe la madre.

5 Apartados básicos del manual de bienvenida digital

#1  Portada personalizada

Diseño acorde con los colores corporativos y nombre completo del nuevo colaborador.

#2 Mensaje de bienvenida

Mensaje de bienvenida personalizado firmado por el Gerente de la empresa o bien por el/la Director de área.

#3 Información sobre la empresa

Presentación General

Datos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales, servicios que ofrece….

Historia resumida: fundadores, orígenes, etc.

Proyecto corporativo : filosofía e ideario (misión, visión y valores).

Distinciones: clientes importantes, premios y distinciones.

Innovación : Política  y estrategia de innovación.

RSC  externa e interna  (conciliación, horarios flexibles, igualdad…)

#4 Información interna general

Respecto al puesto de trabajo:

– Información concreta  sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y  acerca de las medidas de prevención; servicio médico, reconocimientos médicos.

– Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de las instalaciones…

–Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario, comidas en el puesto de trabajo…

– Trámites de contratación, nómina, pagas extras  y fecha de cobro de salario.

– Política retributiva.

– Horario, permisos, bajas y ausencias.

– Vacaciones.

– Gestión del talento: política de formación,  promoción interna, evaluación del desempeño…

– Otros aspectos del salario emocional: bonos comida, seguros, servicios adicionales que ofrece la empresa…

– Información sobre los canales de comunicación interna disponibles.

– Información sobre el abastecimiento de material  de oficina  y acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.

– Herramientas de trabajo informáticas disponibles, navegación por Internet, gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones…

– Servicio de documentación físico y virtual.

– Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones de cada área o departamento.

– Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos.

-Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…

–Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.

-Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.

– Actividades sociales y programas de voluntariado.

#5 Otra información práctica

-Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad.

-Teléfonos y correos electrónicos de interés.

Nuestra propuesta

Cualquier proyecto employee experience  debe tener como base un manual y un plan de acogida personalizado digital y, si es conveniente, se puede reforzar con un manual de acogida impreso.

El primer día es el momento ideal para trabajar ese sentimiento de pertenencia y cuidar la  experiencia del nuevo colaborador. Con esta iniciativa se ponen las bases para fomentar un sentimiento de orgullo que revertirá en un buen desempeño.

Desde Talentos Reunidos podemos ayudarte a mejorar el compromiso de tu personal, pregúntanos cómo.