Este post te explica la Primera Parte del taller realizado vía zoom que da poder a la importancia de planificar la comunicación interna desde la agilidad.

Sensibilizar sobre el valor de la comunicación ágil

Diseñamos un taller con la ilusión de  aportar y sensibilizar sobre el valor que aportan las prácticas ágiles y así fue. El taller lo titulamos: ¿Cómo crear un plan operativo ágil de comunicación interna? y tuvo una duración de 2 horas.

Su objetivo fue aportar un punto de vista teórico sobre la planificación de la comunicación interna ágil y otro práctico sobre cómo empezar a implementar la agilidad desde el área de comunicación interna desde la implicación, la cultura de cambio y la creatividad.

Quedamos muy agradecidos a todos los 25 asistentes al taller, celebrado vía zoom el pasado jueves 18 de noviembre ya que gracias a su participación el aprendizaje colaborativo fue posible.

Jamboard, un trivial y un caso práctico

Para conseguir el objetivo y hacer más lúdica la experiencia creamos un episodio problema de un caso práctico que titulamos“Planificando la recuperación“. Asímismo, utilizamos la pizarra colaborativa Jamboard y creamos un juego trivial.

Para entrar en el tema de agilidad, rompimos el hielo con una pregunta en Mentimeter sobre ¿qué es ser para ti ser ágil? Analizar el caso problema resultó muy inspirador ya que dibujaba una problemática real, muy recurrente en la nueva realidad híbrida: la digitalización de áreas y procesos del negocio, la rumorología y la ausencia de responsable de comunicación interna.

Para conseguir la implicación de los participantes organizamos dos salas y dos grupos, donde tuvimos 30 minutos para leer el caso con el reto de contestar las preguntas en la pizarra digital de Jamboard. De esta manera, todos los talentos participantes nos pusimos a pensar; el resultado, salieron a la luz cantidad de grandes ideas en tiempo real.

 2022 será un año híbrido repleto de desafíos

Seguro que también opinas que el 2022 será un año de trabajo híbrido, lleno de desafíos a los que tendrá que hacer frente todo tipo de organizaciones. Lo más probable es que también estés de acuerdo que lo único constante será el cambio. A nosotros nos gusta la frase premonitoria del filósofo Griego Heráclico -540 a.c-  quien sentenció: Todo fluye y nada permanece. 

Pero además, consultando investigaciones hemos comprobado que el 2022 será el año de la reinvención y de los cambios. Así lo afirman muchos estudios, uno del ellos el realizado por la prestigiosa consultora internacional McKinsey, titulado La Nueva Organización Post Covid (2020) La consultora  experta en estrategia,  en una de sus conclusiones explica que si bien las organizaciones en general, han actuado ante la Covid con rapidez y han tomado decisiones a modo de supervivencia; los cambios y las reinvenciones seguirán.

Recomienda que para acertar en la reinvención de la organización del futuro necesita evolucionar hacia un modelo organizacional más horizontal y flexible. Las empresas necesitan reducir el desperdicio, optimizar los recursos disponibles y aumentar su eficiencia y su resiliencia. Para ello, conviene optar por la agilidad y flexibilidad, la resiliencia y poner foco en las personas.

Las organización del futuro será menos piramidal y más circular (McKinsey, Agosto 2020, p.3)

El informe sugiere la urgencia de tomar decisiones estratégicas sostenibles. Estas decisiones son vitales ya que pasado el momento crítico, cada empresa tendrá que aplicar sus propios aprendizajes y resurgir dando prioridad a las prácticas ágiles. 

Tiempos de cambios, inspiración y creatividad

Por todo ello creemos que la urgencia del cambio, bajo una cultura flexible inspirada en una comunicación creativa son la alternativa para dar una respuesta sólida a los tiempos complejos que se avecinan. En este contexto de reinvención de organizaciones, explicamos nuestra metodología de 3 fases para comunicar cambios:

Esta metodología la estuvimos preparando el pasado verano, de Junio a Septiembre, Alma Cepeda, Ariel Jimenez y yo, con conexiones diarias, vía zoom.

Cambio de prioridades en las organizaciones

Convencidos de la necesidad de cambios estructurales y del valor de planificar, citamos las conclusiones de otro estudio realizado por los profesores del IESE Nuñez y Huete ,  fruto de entrevistar a más de 2000 CEOS y a los primeros ejecutivos de empresas líderes en España.

La investigación titulada Cómo el covid está obligando a los CEO a cambiar el diseño de la estructura organizativa’, afirma-refiriéndose al caso de España- que todo tipo de  organizaciones están asumiendo la incorporación de cambios en sus modelos de negocio y que la transformación de los negocios será una realidad y que los CEOS en España ya están actuando. El estudio explica que la pandemia aceleró exponencialmente los procesos de transformación digital en empresas grandes, medianas y pequeñas y en esa transición acelerada, los CEOS han tenido que dar prioridad en su agenda a la  seguridad, salud, planes de contingencia, a la situación financiera. Sin embargo, advierte que no han prestado la debida atención a los planes de comunicación.

Las funciones que han recibido menos atención en cambio son la supervisión de los planes de comunicación /../ Las funciones que ganarán importancia son Integrar, involucrar y unir a las personas.  (IESE, Nuñez y Huete 2020, p.4)

Ciertamente, los tiempos actuales demandan decisiones que favorezcan la unión y la implicación de las personas. El reto es planificar y comunicar internamente con impacto, para empoderar más a los colaboradores y de esta manera crear sentido de pertenencia, uno de los objetivos de la comunicación interna.

Elegir entre la planificación tradicional o ágil

Apoyados en los estudios de McKinsey y del IESE hablamos de la necesidad de dedicar esfuerzos a planificar la comunicación desde un plan operativo, para atajar con un proyecto, el problema más urgente de comunicación interna -único en cada organización- y contribuir a que la organización consiga sus objetivos.

Sin embargo, cuando hablamos de planificar la comunicación interna nos encontramos con el dilema de qué método elegir: tradicional o ágil. Por supuesto, los proyectos ágiles son los ganadores y los más recomendables. La razón es obvia, sus procesos se dividen en etapas, se apoyan en la colaboración de todo el equipo y en la constante iteración de las partes interesadas para conseguir mejoras.  

¿Agilidad en la comunicación interna?

La agilidad debemos entenderla como un virus bueno -en medicina también existen- que ha llegado para quedarse y lo positivo sería que se extienda en toda la organización. La Agilidad en Comunicación Interna se rige por los principios y prácticas ágiles y por la metodología de la disciplina de la comunicación interna. Nosotros creemos que la agilidad también puede  implementarse en la comunicación interna y que el Plan Operativo de Comunicación Interna Ágil  se presta para tal práctica.

El Plan Operativo de Comunicación interna (POCI) ¿qué es? 

Se trata de un documento que sintetiza las actividades de comunicación interna que se realizarán en el lapso de tiempo de 6 meses a un año. Para su diseño e implementación utiliza marcos ágiles que permiten su gestión de forma rápida, flexible, teniendo la posibilidad de adaptarte a los cambios. Normalmente este plan suele delegarse al responsable de comunicación interna o a un equipo de trabajo, que puede ser el Comité de Comunicación Interna.

El Plan Operativo de Comunicación Interna Ágil ¿qué es?

El Plan Operativo de Comunicación Interna Ágil  es un plan de comunicación a corto plazo que integra los principios y valores de los marcos de trabajo ágil con las pautas, normas y la metodología que recomienda la gestión de la comunicación interna.

El plan operativo de comunicación interna ágil  pone foco en el proyecto más urgente  que conviene abordar desde la comunicación interna. Es decir, sugiere crear y ejecutar aquel proyecto de CI que pueda ayudar a conseguir los objetivos del negocio.  Todo ello a través de un equipo de trabajo quien se compromete a realizar entregas periodicas y los ajustes necesarios para generar unos resultados con impacto.  Al abordar este proyecto desde la agilidad, se busca dar en el clavo,  apuntando a la barrera de comunicación que está asfixiando al negocio.  Este plan se puede implementar desde la agilidad, con scrum o kanban.

El Plan Operativo de Comunicación Interna Ágil  y el cambio

El Plan Operativo Ágil de CI es dinámico y visual, decisivo en tiempos de incertidumbre.  Se puede crear el plan de trabajo a través del lienzo Canvas (herramienta de innovación) y gestionar en marcos ágiles (como Kanban o scrum). Asimismo, el equipo responsable del plan puede gestionarlo desde plataformas colaborativas; nosotros recomendamos Trello, Mural o Jamboard.  Este plan es iterativo, lo adaptas tantas veces cocurran en el periodo que lo estás implementando. mo te haga falta, según los cambios que o Fue una tarde de gran aprendizaje. ¡¡Muchas gracias a todos los asistentes!!

Si te interesa la agilidad en comunicación interna te puede interesar este curso. Pero si prefieres trabajar la creatividad quizás te conviene esta otra opción formativa. Pregúntanos tus dudas.

 

Conoce parte de la PPT del taller

 

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